iWS-ICB解決方案基于SharePoint系統(tǒng)實現(xiàn)集成工作平臺
2008/12/29
方案背景
iWS-ICB解決方案是北京一維天地科技有限公司（微軟金牌認證合作伙伴）在微軟SharePoint及Office系列產(chǎn)品基礎上實現(xiàn)的企業(yè)集成協(xié)作工作平臺解決方案。該解決方案致力于消除企業(yè)中信息孤島，形成便利的人性化工作流，全面安全地管理文檔和其他企業(yè)內容，集中展現(xiàn)來自不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和圖表。
應用背景
iWS-ICB解決方案集門戶、文檔管理、搜索、企業(yè)內容管理、商務電子表單、商業(yè)智能和集中展現(xiàn)為一體，廣泛應用于各行業(yè)企業(yè)的內部文檔管理及審批、HR及培訓、企業(yè)協(xié)同辦公、門戶信息發(fā)布、工作流驅動等應用場景。iWS-ICB用集成的工作平臺，減少用戶反復登錄和系統(tǒng)切換的時間消耗，通過可以自定義的站點向導，用戶可以個性化自己的工作平臺，提高工作和協(xié)同的效率。
客戶的痛點
企業(yè)在長期的運轉中，往往會積累大量的文檔和資料，然而由于管理欠妥，這些資料的安全保存和有效復用難以保證；尤其是當一些敏感性文檔的流轉，既定的工作流和文檔的安全性更加難以達到實際的要求；當這些文檔分散保存并且數(shù)量巨大時，如何從海量的資源中查找出需要的信息，更是難以實現(xiàn)。
對于規(guī)模型的企業(yè)，各級不同的部門和分部都有不同的信息發(fā)布的要求，而對于總公司來說，即要滿足個層級的個性化及多樣性要求，又需要有統(tǒng)一的模式和風格。如何快速地部署企業(yè)各級門戶和信息發(fā)布系統(tǒng)，是一項龐大復雜的工程。
面對企業(yè)中各種不同、數(shù)量繁多的系統(tǒng)，用戶總是需要在不同的系統(tǒng)中來回切換角色和賬戶，為了完成一項工作，大量的時間都耗費在系統(tǒng)切換和登錄上。并且一些工作還被具體的系統(tǒng)分割成為若干個部分，難以實現(xiàn)完整的工作流程和業(yè)務處理，影響工作效率的提升。
此外，企業(yè)中存在的紙質表單，耗費大量的物資投入和人員錄入，數(shù)據(jù)難以計算、統(tǒng)計和查詢，數(shù)據(jù)分析和挖掘就更難以實現(xiàn)。
以下是這些公司存在的典型的痛點：
文檔及流程管理
- 任務分散在不同系統(tǒng)中
- 多系統(tǒng)切換和登錄耗費時間
- 難以找到需要的文檔
- 文檔審批需要耗費很多時間，通常需要審批時無法遞交給審批人
- 沒有標準的文檔制作方式，工作效率低下
- 缺乏完善的文檔處理流程，難以實現(xiàn)文檔的有效共享
- 難以跨越組織機構進行協(xié)作
- 文檔修改版本難以控制
數(shù)據(jù)分析和處理
- 海量信息，數(shù)據(jù)采集和錄入困難
- 數(shù)據(jù)分散，難以集中查看分析
- 表單的二次開發(fā)周期長、難度大
- 流程之間無法達成業(yè)務協(xié)同
- 企業(yè)KPI難以統(tǒng)一計算和呈現(xiàn)
IT維護
- 機密文檔和信息存在安全隱患，難以有效控制文檔和信息的訪問
- 企業(yè)信息難以再利用，無法與現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)緊密集成
- 多層次企業(yè)門戶難以統(tǒng)一管理，維護成本高
- 難以同時保證多級站點的多樣性和管理便易性
方案概述
保證文檔管理的安全、版本控制和權限
iWS-ICB解決方案提供對文檔的全面管理。它集成了AD驗證，并在文檔庫中添加一層對具體的訪問群體的嚴格權限控制。通過多層次、多維度的權限限制和管理，嚴格控制了文檔庫中文檔的訪問、搜索、修改、創(chuàng)建的權限限制。通過同權限管理服務（Rights
Management Services）結合，加強限制了文檔的分發(fā)、打印、郵件附加、復制等具體權限，并可以設定權限失效的時間，完備地保證了文檔的安全。
iWS-ICB解決方案還提供對于文檔修改的版本管理�？山⒋笮“姹镜陌l(fā)布機制，保留版本修改可回溯的歷史記錄，以及修改留痕，提供簽入簽出機制，最大化地提供多人基于文檔的協(xié)作。同時提供文檔編輯鎖定機制，保證業(yè)務文檔的完整性。
此外，解決方案還提供對文檔的操作和訪問留痕，并提供回收站機制，避免重要文檔被惡意修改和刪除。
提供標準的文檔結構和模板，提高制作文檔的效率iWS-ICB解決方案幫助客戶規(guī)范文檔結構和模板，使員工可以高效、標準地創(chuàng)建專業(yè)文檔，提高文檔制作效率。通過統(tǒng)一的文檔管理平臺使用文檔庫集中管理業(yè)務文檔，提供一致的文檔創(chuàng)建模板，保證企業(yè)文檔的規(guī)范性和對外一致性。
基于文檔的工作流，高效協(xié)同工作
iWS-ICB解決方案提供了基于文檔的工作流，為用戶提供了一個協(xié)同工作平臺，提供了靈活的、可視化的、可定制的文檔審批工作流程，提高文檔處理的效率和協(xié)作能力，管理了文檔的整個生命周期。同時，還能夠為審批添加電子簽章，提升文檔審批的安全保證。
該解決方案提供給用戶基于Web、Office客戶端，以及郵件的靈活審批和驅動工作流的方式。同時集成即時信息溝通和協(xié)作，讓協(xié)作更加無界限，方式更多更即時。
智能搜索，更有效地管理企業(yè)資源
iWS-ICB解決方案基于知識管理的全文信息檢索，提高對企業(yè)內容和現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的信息再利用。 連接企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的智能文檔，能夠在Office客戶端進行內容及人員、組織的搜索。
多維度的文檔信息分類導航，自定義搜索查詢條件。 功能強大的全文檢索能力，支持多種文檔和資源的類型。
豐富且易管理的企業(yè)各級門戶站點
iWS-ICB提供從企業(yè)門戶到部門門戶，以及個人門戶的多級門戶模板，使企業(yè)的各級門戶能夠有統(tǒng)一的主題，并保留各級不同站點和門戶的個性。方案還提供blog、Wiki、討論區(qū)等各種形式，滿足企業(yè)不同的要求。
iWS-ICB提供統(tǒng)一的企業(yè)門戶信息發(fā)布和管理，基于其權限的管理，各級管理員可以分別管理所屬的站點，并進行訪問統(tǒng)計、了解服務器健康狀態(tài)、管理不同的站點和文檔模板等操作。提供豐富的功能同時降低了管理和維護成本。
強大的集成能力
iWS-ICB解決方案提供強大的集成功能。它能夠進行不同系統(tǒng)及站點的集成身份驗證實現(xiàn)單點登錄（Single-Sign
On），用戶僅通過一次登錄，就能實現(xiàn)在不同系統(tǒng)中的身份驗證。
此外，還能夠集成不同系統(tǒng)和不同平臺的業(yè)務數(shù)據(jù)，進行集中展示和處理。讓用戶僅在一個系統(tǒng)中的幾個界面就能夠獲取希望得到的數(shù)據(jù)。從而極大地降低了在不同系統(tǒng)中切換帶來的時間和人力的耗費，提升工作效率。
疑問解答
為什么要使用微軟SharePoint和Office平臺作為方案基礎？
微軟SharePoint和Office具有廣泛的實用性。其優(yōu)良的用戶接受度保證了系統(tǒng)的可用性及項目的成功率，友好的用戶界面降低企業(yè)的培訓成本，靈活并具擴展性的架構保證了系統(tǒng)隨業(yè)務的變化增長而方便變更的可能。作為世界第一大軟件公司，提供了產(chǎn)品的質量和后續(xù)支持的保障。
為什么選用了微軟的SharePoint和Office還要選擇iWS-ICB解決方案？
微軟SharePoint和Office提供的是平臺服務，提供基礎的信息協(xié)作管理架構，而每個公司的業(yè)務都獨具特色，需要IWS-ICB解決方案針對公司的需求而進行個性化定制，從而更好地適應公司的真實業(yè)務場景和要求。此外，iWS-ICB還將依據(jù)公司的情況提供配套的OA、HR、企業(yè)培訓、企業(yè)各級門戶、項目管理等擴展方案，以配合公司在不同應用場景和功能的更高要求。
相關的微軟產(chǎn)品
服務器: Microsoft SharePoint 2003/2007 Server、Microsoft SQL Server
2000/2005標準版或企業(yè)版
客戶端: IE5.0/6.0、 Office 2003/2007專業(yè)版
可能需要的其他產(chǎn)品
服務器： Microsoft Project 2003/2007 Server、Microsoft Exchange
2003/2007 Server、Microsoft Performance Point Server、Microsoft
Office Communication Server 2007
客戶端：Microsoft Office Project 2003/2007專業(yè)版、Windows Mobile 2003/5.0/6.0s
客戶獲益
iWS-ICB解決方案提供一個交付集成工作平臺的解決方案使企業(yè)能夠:
- 花更多的時間在業(yè)務處理上，提供高價值的工作
- 提高運作效率、提升企業(yè)競爭力
- 加強跨分支、跨部門、跨區(qū)域、跨機構的協(xié)同工作
- 建立了暢通的信息溝通渠道
- 統(tǒng)一的文檔控制和信息共享平臺，高效連接團隊成員和合作伙伴
- 可以降低文檔和信息的安全風險
- 基于知識管理的全文信息檢索，提高企業(yè)內容和現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的信息再利用
CTI論壇編輯
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